Privacy Policy

E.L. Systems NV hecht veel belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en je privacy. In dit privacybeleid leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. We verwerken je persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische privacywetgeving.

1. Wie zijn wij?

E.L. Systems NV is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens (de “verwerkingsverantwoordelijke”).

• E.L. Systems NV
• Senator Alfons Jeurissenlaan 1032, 3520 Zonhoven (Industriezone “De Waerde”)
• Ondernemingsnummer: BE 0441.499.755
• E-mail: [email protected]
• Telefoon: +32 11 81 92 92

Voor alle vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van je gegevens kun je ons bereiken via bovenstaande contactgegevens.

2. Welke gegevens verzamelen we?

Afhankelijk van je interactie met ons verzamelen we de volgende categorieën van persoonsgegevens.

Via het contactformulier: voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van je bericht.

Via een sollicitatie: voor- en achternaam, telefoonnummer, e-mailadres, adres (straat, huisnummer, gemeente, postcode), je motivatie en de gegevens in je cv (waaronder mogelijk opleiding, werkervaring en andere informatie die je zelf in je cv vermeldt).

Via onze website (automatisch): technische gegevens zoals je IP-adres, browsertype, apparaat, bezochte pagina’s en surfgedrag, verzameld via cookies en vergelijkbare technologieën (zie punt 6).

In het kader van een klant- of leveranciersrelatie: identificatie- en contactgegevens, facturatie- en betalingsgegevens en projectgerelateerde informatie.

We verzamelen geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheids- of biometrische gegevens), tenzij je deze zelf vrijwillig aan ons verstrekt, bijvoorbeeld in een sollicitatie.

3. Waarom verwerken we je gegevens en op welke grond?

We verwerken je persoonsgegevens enkel voor welbepaalde doeleinden en steeds op basis van een wettelijke grondslag:

• Om je vraag of contactaanvraag te beantwoorden en je een passend aanbod of advies te bezorgen — op basis van je toestemming en/of het nemen van precontractuele maatregelen op jouw verzoek.
• Om je sollicitatie te behandelen en het aanwervingsproces te doorlopen — op basis van het nemen van precontractuele maatregelen op jouw verzoek en je toestemming.
• Om onze overeenkomst met jou uit te voeren (offertes, projecten, service en onderhoud, facturatie) — op basis van de uitvoering van de overeenkomst.
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (bv. boekhoudkundige en fiscale bewaarplicht) — op basis van een wettelijke verplichting.
• Om onze website te verbeteren, te beveiligen en het gebruik ervan te analyseren — op basis van ons gerechtvaardigd belang en/of je toestemming voor niet-noodzakelijke cookies.

4. Hoe lang bewaren we je gegevens?

We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld, of zolang een wettelijke bewaarplicht dat vereist.

• Gegevens uit het contactformulier: tot [bv. 12 maanden] na het laatste contact, tenzij hieruit een klantrelatie ontstaat.
• Sollicitatiegegevens: tot [bv. 1 maand] na afronding van de procedure indien je niet wordt aangeworven, of langer mits jouw toestemming (bv. om je later voor andere vacatures te contacteren).
• Klant- en facturatiegegevens: gedurende de wettelijke bewaartermijn van [7/10 jaar — bevestigen] op grond van de boekhoudwetgeving.

Opmerking voor de klant: vul de bewaartermijnen in volgens jullie eigen werkwijze.

5. Met wie delen we je gegevens?

We verkopen je persoonsgegevens nooit aan derden. We delen je gegevens enkel wanneer dat nodig is, met:

• Verwerkers die diensten voor ons leveren, zoals onze hostingpartner, IT-dienstverlener en de leveranciers van onze website- en formuliersoftware. Met deze partijen sluiten we verwerkersovereenkomsten af zodat je gegevens beschermd blijven.
• Aanbieders van analyse- en advertentiediensten, zoals [Google Analytics / Google Ads — aanvullen of aanpassen], voor zover je daarvoor toestemming hebt gegeven via de cookiebanner.
• Bevoegde overheden of instanties, wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wanneer gegevens worden doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte, zorgen we voor passende waarborgen conform de AVG.

6. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Cookies zijn kleine bestanden die op je toestel worden geplaatst.

• Noodzakelijke cookies zorgen voor de goede werking van de website en worden steeds geplaatst.
• Analytische en marketingcookies worden enkel geplaatst nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven via onze cookiebanner.

Je kunt je voorkeuren op elk moment aanpassen of intrekken via de cookie-instellingen op onze website, en cookies beheren of verwijderen via je browserinstellingen. Voor meer informatie over de gebruikte cookies verwijzen we naar onze cookiebanner en cookieverklaring (beheerd via CookieScript).

7. Beveiliging van je gegevens

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang. Denk aan beveiligde verbindingen, toegangsbeperkingen en regelmatige updates van onze systemen.

8. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

• Recht op inzage in de gegevens die we van jou verwerken.
• Recht op verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Recht op gegevenswissing (“recht om vergeten te worden”), binnen de wettelijke grenzen.
• Recht op beperking van de verwerking.
• Recht op bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.
• Recht op overdraagbaarheid van je gegevens.
• Recht om je toestemming in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Je kunt deze rechten uitoefenen door ons te contacteren via [email protected]. Om je identiteit te beschermen, kunnen we je vragen je identiteit te bevestigen voordat we gevolg geven aan je verzoek. We reageren binnen de wettelijke termijn van uiterlijk één maand.

9. Klacht indienen

Ben je van mening dat we je gegevens niet correct verwerken? Neem dan eerst contact met ons op, zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken. Je hebt daarnaast steeds het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit:

• Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
• Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
• Tel.: +32 2 274 48 00
• E-mail: [email protected]
• Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

10. Wijzigingen aan dit privacybeleid

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze werkwijze of in de wetgeving. De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website. De datum bovenaan dit document geeft aan wanneer het laatst werd bijgewerkt.

11. Contact

Heb je vragen of opmerkingen over dit privacybeleid of over de verwerking van je persoonsgegevens? Neem dan gerust contact met ons op:

• E-mail: [email protected]
• Telefoon: +32 11 81 92 92
• Adres: Senator Alfons Jeurissenlaan 1032, 3520 Zonhoven